GDPR og oversettelse


EUs forordning for personvern, General Data Protection Regulation (GDPR) trådte i kraft 25. mai 2018. Viktigheten av datasikkerhet i den digitale verden burde nå være en sentral del av din forretningsstrategi. 

 

Hva må du tenke på med hensyn til GDPR og oversettelse? Les videre for å lære mer om hvordan Semantix kan hjelpe deg.

Vil du snakke med oss? Ring oss på +47 22 20 52 10, eller fyll inn kontaktinformasjonen din i skjemaet.  

Hvorfor ble personvernforordningen innført?

GDPR har som mål å modernisere det nåværende personverndirektivet, og det betyr at vi får nye regler for personvern i Norge. Det viktigste aspektet med GDPR et at det vil gi enkeltpersoner nye rettigheter, og dermed virksomheter nye krav. Innsamling av personopplysninger innebærer et stort ansvar for virksomheten din, og du må igangsette prosesser som garanterer at dere verner om kundene i henhold til GDPR-kravene som nå blir innført.

Hvem gjelder personvernforordningen for?

En av de viktigste endringene med GDPR er at omfanget av det europeisk lovgivning påvirker, blir større. Det nye regelverket gjelder alle bedrifter som håndterer og innhenter data fra innbyggere i EU, men vil påvirke visse sektorer mer enn andre.

Advokatfirmaer som håndterer store mengder personlig data, som også ofte er sensitive og konfidensielle, må for eksempel implementere GDPR for å sikre at opplysningene er ordentlig beskyttet. Ulike selskaper må overholde forskjellige aspekter av personverndirektivet, avhengig av størrelsen og hvordan de håndterer kundeopplysninger.

Hva må gjøres?

Prosesser må tilpasses slik at de overholder lovgivningen. De som ikke følger dem, vil bli hardt straffet. Alle virksomheter burde allerede være i gang med å tilpasse seg det nye personverndirektivet og være på utkikk etter mulige brudd som ganske lett kan gå under radaren – for eksempel rutiner rundt oversettelse, både før og etter GDPR trer i kraft.

Et viktig steg på veien vil være å oversette nødvendige dokumenter.

Hvilke dokumenter må oversettes?

Formålet med GDPR er at bedriften din skal bli mer «gjennomsiktig» for kundene dine. Du bør ha som mål å gi kundene all den informasjonen de trenger for å kunne ta en informert beslutning om din bedrift som tjenesteleverandør. Informasjonen burde dekke alle produkter og tjenester relatert til sikkerhet, personvern, innsyn, overholdelse og samfunnsansvar (CSV).

Virksomheten må også ha en personvernerklæring som beskriver hvilke data dere samler inn om kunder og besøkende på nettsidene, hvordan og hvorfor dere samler inn og bruker disse dataene, samt hvordan dere beskytter kundenes rettigheter i henhold til personverndirektivet. Dere må alltid innhente samtykke før dere sender ut eventuelle nyhetsbrev eller undersøkelser. Kunden skal dessuten ha muligheten til å få innsyn i hvilke data dere har på dem, og lett kunne be om å fjerne dataene.

Oversettelse av personvernerklæringen er obligatorisk. Er dere en internasjonal virksomhet, burde dere vurdere å oversette alt materiale som kan bidra til at kunden får tilstrekkelig innsikt i virksomheten deres. For at kunden skal kunne ta en informert beslutning om bedriften som tjenesteleverandør, må informasjonen være lett forståelig. Dette understreker nødvendigheten av oversettelse.

Oversette til engelsk?

Selv om engelsk oppfattes som det dominerende språket innenfor internasjonalt forretningsliv, betyr ikke dette nødvendigvis at GDPR-dokumentene kun skal oversettes til engelsk. Har du en virksomhet hvor de ansatte snakker ulike språk, og som henvender seg til et internasjonalt publikum, burde informasjonen deres være tilgjengelig på dine ansattes og kunders respektive språk for å oppfylle GDPR-kravene. Kunden skal lett kunne forstå hvordan dere behandler persondata, og hvis de ikke forstår engelsk, har du et problem.

En undersøkelse utført av Common Sense Advisory i 2014 viser viktigheten av å oversette hjemmesiden til det lokale språket i land der virksomheten din opererer. Med over 3000 deltagere fra ti land i undersøkelsen, ønsket de å teste ut hypotesen om at salget øker hvis produktinformasjonen står på de besøkendes morsmål. Engelsktalende utgjør bare 26 prosent av internettbrukere, og undersøkelsen viste en betydelig preferanse for forbrukerens morsmål.

Det samme gjelder når du arbeider i et selskap der de ansatte snakker flere språk. Blir ikke informasjonen formulert på forskjellige språk, risikerer du misforståelser mellom de ansatte og kundene. Informasjon på det lokale språket øker forståelse og bygger dessuten tillit mellom medarbeidere og kunder.

Hvilke språk personvernerklæringen og eventuelle andre hensiktsmessige dokumenter burde oversettes til, avhenger av hvilket marked du opererer i, samt hvilke markeder du ønsker at bedriften skal nå ut til i fremtiden. Har du planer om å utvide til for eksempel USA, kan det være smart å oversette til spansk, da spansk er det nest mest talte språket i USA. Avhengig av kundegruppen du ønsker å nå, kan spansk i så måte være et alternativ til engelsk og dessuten være en døråpner til andre spansktalende land.

Hva skjer hvis du ikke overholder GDPR-reglene?

Hvis reglene brytes, må dette varsles innen 72 timer etter det blir oppdaget. Hvis ikke risikerer du en bot på opptil 20 millioner euro.

Hvis du bryter GDPR-reglene, risikerer du ikke bare en gigantisk bot. Du mister også tilliten hos kundene og medarbeiderne dine. Alle brudd på lovgivningen vil være registrert og søkbart på nett. Dette kan føre til nedsatt kundelojalitet og dermed lavere vekst. Dessuten kan det føre til mistillit og usikkerhet blant ansatte, som igjen kan føre til oppsigelser.

I verste fall står du igjen med både økonomisk tap og ingen ansatte. Og du får ingen ny sjanse.

Hvordan kan Semantix hjelpe deg med å håndtere GDPR?

Unngå misforståelser og feilinformasjon

Når du arbeider i en internasjonal virksomhet, er det viktig at du velger en profesjonell oversettelse av GDPR-dokumenter. Dette er for å sikre at enhver arbeidsgiver forstår hvordan virksomheten overholder det nye juridiske kravet, og for at kundene dine skal føle at de blir ivaretatt.

Semantix tilbyr profesjonell oversettelse til og fra over 170 språk, og vi vil alltid etterstrebe å finne den oversetteren som er riktig for akkurat deg og din virksomhet. Bestiller du hos oss, får du dedikerte prosjektledere som er tilgjengelige når du trenger dem.

Effektiviser oversettelsesprosjektene dine

Har du et regelmessig behov for profesjonelle oversettelser og andre språktjenester, anbefaler vi deg å bruke vår oversettelsesplattform – HUB. Det har aldri vært lettere å bestille oversettelse, og du får lett oversikt over alle oversettelsesprosjektene dine.

Hva har Semantix gjort for å sørge for at personvernforordningen overholdes? 

Semantix har lenge arbeidet for å sikre at vi overholder personvernforordningen. En egen personverngruppe har sørget for at alle avdelinger i selskapet har vært involvert i arbeidet. Vi har for eksempel gitt alle medarbeidere opplæring i personvernforordningen, vi har oppdatert interne prosedyrer, vi har oppdatert personvernerklæringen og vilkårene våre, og vi har laget et skjema på nettstedet som de registrerte kan bruke for å benytte seg av rettighetene sine. Les mer om vårt personvernarbeid og rutinene våre her